一般事務とは、いったいどんな仕事内容なのかわかりますか?

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こんにちは。

ある組織で総務事務をしているリサです。
一般事務ってどんな業務をするのか転職サイトなどをみてピンときますか?

なんとなく抽象的ですよね。
総務事務をしているリサが一般事務を調べてみました。

一般事務の仕事とは世の中では一般的にどのような仕事なのか?

民間企業、官公庁、団体などにおいて、資料や契約書などの書類作成をする。
また、電話・来客応対やメール応対、郵便物の仕分け、ファイリング・データ集計などを行う。

これが、一般事務の仕事のようです。

大体イメージがつきましたか?

なんとなくはわかるけど、もう少し具体的に知りたい。
そんなところではないでしょうか。

企業の規模においてもこの「一般事務」という言葉は意味合いが変わってくるようなのです。
大規模な企業では、この「一般事務」も総務事務、経理事務、人事事務、庶務など細分化されているようです。

反対に小規模な企業では、総務事務を行いながら経理事務も行い、庶務も行うなどと様々な業務を担うことが多いようです。

一般事務の中の総務事務にフォーカスしてみると?

リサは総務事務を行っているので、総務事務について掘り下げていこうと思いまが、では、総務事務とはいったいどのような業務を行うのか。

リサは何度か転職しているのですが、リサが今まで経験してきた総務事務の業務内容をあげてみます。(経理事務、庶務にあたる仕事も入ってます。)

1 備品の管理
2 書類のファイリング
3 役員の会議の運営、準備
4 設備管理
5 契約書作成・管理
6 福利厚生事務
7 社会保険事務
8 個人情報管理
9 コンプライアンス事務
10 防災訓練等を含む危機管理事務

まだまだ、あげればきりがないくらい出てきます。

先ほど一般事務の中でも大規模な企業では、総務事務や経理事務など細分化されている企業もあると言いました。
この総務事務の中でも細分化して、さらに業務が分かれていき、それぞれがいくつかの業務を担当していきます。

総務事務をさらに深く掘り下げてみると・・・?

実はあげた10種類の業務をほとんど行ったことがあるのですが、その中でも、1の備品管理と3の役員の会議運営、準備を取り上げてみたいと思います。

1の備品管理について

備品とは簡単にいうと机、いす、キャビネット、パーテーションなどなど什器(じゅうき)と呼ばれるものです。
これらを管理します。

備品の管理とは・・・?

具体的には備品管理台帳というものを作成します。

その企業によって備品管理台帳の運用は違うと思うのですが、大まかに説明します。
管理No.、購入先名、購入年月日 備え付け場所 金額 シリアルナンバー、リース品の場合はリース会社名、リース管理No.、リース契約期間などなど。

このあたりを台帳に入力して管理し、備品管理シールを発行してその備品に貼り付けます。
その後、備品が壊れたり、設置場所が変更になったらその情報、リース契約の解除などの情報を管理台帳に記して備品を管理していくのです。

備品を台帳まで作成し、管理をしなければ理由はなぜか?

会計上、法人税法上の基準未満であれば備品として資産計上せずに、消耗品として費用計上し損金処理できるとなっています。反対をいうと備品計上しているものに関しては、減価償却費として経費計上しなければならない、ということです。

ここで、経理事務的な話が入ってしまったので、詳しい説明は省きますが、備品については減価償却という会計処理があるのですね。

簡単にいうとこの減価償却というのは、使用していくうちに、そのものの価値が減っていくことを費用計上し、新しいものと替えるときに備える会計手続きです。

皆さんにピンとくる説明をするのであれば、車の価値です。
車は新車で購入する金額と中古車で買う金額と違いますよね?

中古車の金額というのは、その車の発売からの年数や、事故歴、修理回数などを新車購入時金額より減じて販売しています。(修繕にかかった金額、中古車として販売する販売手数料などは除きます)

この減ずる考えが減価償却であって、それをしっかりと把握すために備品管理台帳というものが存在し、管理しなければならないのです。

備品管理についてはここまでにします。

役員の会議の運営、準備といってもそもそも役員とはなにか?

会議などの運営、準備となると株主総会の準備なども重要な業務のひとつです。ただ、今回はそこまで大きな話ではなく、でも重要な役員の会議の運営についてお伝えします。 一般的な会社で役員といえば、社長や常務や専務など幹部の人を指します。

役員の会議の運営、準備とはどういうものが必要なのか?

会社の経営状況を確認し、今後の経営方針などを決定する資料、または、従業員よりあがった改善案など、その会社の今後をどのようにするかを決める役員の人が必要とする資料を取りそろえます。

その資料を元に役員の方々は資金繰りから現在の経営状況、今後の見通しなど様々なことを話し合うのです。

役員の会議の準備とはどのようなことをするのでしょうか?

まず、会議に必要な資料を集めることから始めます。
もちろん、ただ待っていても資料が集まることはないので、その会議にて議論されることになっている議題に関して関係している部署に資料の提出を催促するのです。

例えば資金繰り、経営状況でしたら、経理部門から資料を集めます。
今後の見通しであれば、企画部や営業などになります。

その他、役員からの提案など様々な資料をまとめて議題とし、次第、添付資料などをつけて一つの資料とします。

もちろん、紙に印刷して会議の机上に用意する場合もありますが、今はペーパーレスの世の中ですので、すべてPDFなどのデータ化してタブレットやPCで確認できるようにする場合もあります。

会議の行われる前日などは会議室の準備も怠ることはできません。外部委員の方が出席するような会議もありますので、机上の名札など誤字脱字もあってはなりません。
このような準備もするのです。

会議の議事録をまとめるのも総務課の仕事


会議当日、本番では、重要な話をするために役員以外出席しないということもありますが、出席し、議事を記録しなければなりません。
ICレコーダーなどを用意し、後日議事録をまとめるという作業もあります。

会議にもよりますが、役員の監査として内容のチェックをしてもらい承認印をもらい議事録を最終的にまとめます。
議事録が確定されたら、出席している役員や外部委員に内容を確認し、そして議事録として出席役員に送付します。
これで役員の会議の運営、準備の一通りの流れが終わりです。

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